Process Identification & Process Discovery

A. Process Identification

Apa itu Process Identification?

Process Identification adalah tahap awal dalam siklus manajemen proses bisnis yang bertujuan untuk mengidentifikasi dan menentukan proses bisnis mana yang harus dianalisis, diperbaiki, atau dioptimalkan.

        Mengapa penting?

·       Menentukan fokus perbaikan

·       Memastikan bahwa perbaikan dilakukan pada proses yang berdampak besar terhadap organisasi

·       Menyesuaikan proses dengan tujuan strategis organisasi

Identifikasi proses yang tepat membantu organisasi dengan:

·       Memastikan upaya perbaikan difokuskan pada proses yang paling kritis

·       Meningkatkan efisiensi dan efektivitas bisnis

·       Mendukung pencapaian tujuan bisnis secara keseluruhan

Identifikasi yang baik memastikan bahwa perbaikan dan optimasi dilakukan dengan prioritas yang benar.

Tujuan Process Identification

Process Identification memiliki beberapa tujuan utama:

1.    Memahami struktur proses bisnis

Mengidentifikasi proses-proses yang berjalan dalam organisasi.

2.    Menentukan prioritas proses

Menentukan proses mana yang harus diprioritaskan untuk analisis dan perbaikan.

3.    Mendokumentasikan proses yang ada

Menciptakan dokumentasi yang jelas untuk memahami bagaimana proses berjalan saat ini.

Manfaat Process Identification

Manfaat dari tahap identifikasi proses ini meliputi:

1.    Proses bisnis yang teridentifikasi dan prioritasnya

Organisasi memiliki pemahaman tentang proses mana yang paling penting.

2.    Peta/ workflow hubungan antar proses dalam organisasi

Menggambarkan hubungan antar proses untuk memahami bagaimana mereka berinteraksi.

3.    Pemahaman terkait potensi perbaikan pada proses aktual

Menemukan area yang dapat dioptimalkan untuk meningkatkan efisiensi.

B. Process Discovery

        Apa itu Process Discovery?

·       Disebut juga sebagai pemodelan proses as-is.

·       Tahap awal dalam siklus BPM yang bertujuan untuk mengidentifikasi, memahami, dan mendokumentasikan proses bisnis yang ada dalam organisasi.

·       Berfokus pada bagaimana proses benar-benar berjalan dalam praktik, bukan hanya berdasarkan teori atau prosedur yang seharusnya.

Langkah-langkah dalam Process Discovery:

1.    Memahami alur kerja proses

Mengidentifikasi bagaimana langkah-langkah dalam suatu proses dilakukan dalam kenyataan.

2.    Mendokumentasikan proses aktual

Menyusun dokumentasi berdasarkan pengamatan langsung dan data yang dikumpulkan.

3.    Menemukan ketidaksesuaian antara proses aktual dan proses yang seharusnya

Menganalisis perbedaan antara bagaimana proses dijalankan dengan bagaimana seharusnya berjalan.

Process Discovery Output

Hasil dari tahap Process Discovery meliputi:

1.    Daftar proses bisnis

Identifikasi semua proses yang berlangsung dalam organisasi.

2.    Identifikasi stakeholder

Menentukan siapa saja yang terlibat dalam setiap proses bisnis.

3.    Gap Analysis

Analisis perbedaan antara proses bisnis yang berjalan saat ini dengan proses yang ideal atau yang direncanakan.